仕事柄、というわけでもないはずですが全社員の中でも集計、作表する数は特別に多いと思っています。

どうやら皆さん作表って難しく思っているようなので、今回は集計するコツ、ポイントを語っていきます。
ポイントは全部で2つで、一つはデータテーブルの作り方、一つは必要な関数です。
今回はよくあるパターンとして、反響について作表する場合を考えてみます。

○データテーブルの作り方
一般的にはリストと言われているものです。
これをうまく作れるかでうまく集計できるかが決まります。

1.項目を決める
入力されているべきデータを決めます。
何を検討したいかによって大きく変わっていきますが、今回は一般的なデータとして

・反響日
・顧客名
・性別
・問い合せ物件
・問い合わせ物件の属性（エリア、間取り、築年数、金額、、、）

をデータをしてまとめていきます。
このときに大事なポイントは

1つのセルには１つのデータだけをいれる

こと。
よくあるパターンとして、同じ顧客が複数の物件を問い合わせした場合に、
1行分の顧客データの中に問い合わせ物件にすべての物件を入れることが考えられますが、
これをした時点でもう集計はできなくなります。
ほんとにやめてください。
正しくは、物件数だけ行を使い
全てに対して同じ顧客を入れる、です。

他にも

管理番号をつける

ことも大事です。

物件がたくさんあればまったく同じ物件名のもがあります。
物件名しかない場合はどの物件だかわからなくなってしまい、正確性が損なわれます。
集計できなくなるわけではないですが、意味はなくなるのでやめましょう。

○作表に必要な関数
データテーブルができれば以下の3つがあればほとんどの集計ができます。

COUNTIFS
SUMIFS
VLOOKUP

週に1回作成など繰り返し作る場合はもう少し使えると便利ですが、一度きりのものではあればこれだけあれば十分です。
最悪VLOOKUPは使えなくでもデータテーブルを作る際に入力項目を増やせばなんとかなるので実質的には2つです。
詳しい説明はネットの海にいっぱいあるので説明は省略します。
ここで載せたとしても自分で調べられなければ多分使えるようになりませんし、発展していくこともできません。

一応、私の見解としてあまりネットでは見ないことだけ補足します。
COUNTIFSとSUMIFSはそれぞれCOUNTIFとSUMIFというとても似た関数がありますが、これらではそれぞれ条件を一つしか使えません。
COUNTIFSとSUMIFSでも単一条件で検索できるのでこちらが使えれば出番はありません。

VLOOKUPにもINDEX+MATCHという代打がいます。
エクセルでやる場合はINDEX+MATCHの方が汎用性が高いのですが、スプレッドシートでは、ARRAYFORMULAと組み合わせられるのがVLOOKUPだけという利点もあります。
使い分けできる完璧だと思います。


以上2つを抑えておくだけで集計できるようになります。
皆さん自分で集計できるようになってください。