前回(1年前)はスプレッドシート限定の関数を3つ紹介しました。

今回はスプレッドシートと連携することでデータの収集をしやすくなる「Googleフォーム」についてです。

第1回でデータのまとめ方を紹介しました。 データテーブルを作るのは簡単ですが、実際に入力するのはなかなか大変な作業です。
また現場作業を事務所に戻ってきて入力すると別途記録を残したり覚えておかないといけません。
この入力作業を、例えばお客様に入力してもらったり現場で入力できるようにするのがGoogleフォームです。
この回答結果をスプレッドシートに追記していく機能を使えば勝手にデータテーブルが完成し、勝手に集計されるようにできるわけです。

〇Googleフォームの始め方 一番簡単なのは 自身のGoogleドライブにアクセス→新規→Googleフォーム だと思います。
この時、その時開いていたGoogleドライブに保存されるのであらかじめ保存したいで操作しましょう。

〇Googleフォームの作り方 Googleフォームが開いたらさっそく作成開始です。
といっても質問内容と回答方法を設定していくだけです。
主に使う回答方法は3つあって ・ラジオボタン ・チェックボックス ・記述式（短文） です。
ほかにもファイルのアップロードや日付、時間も回答させることができます。

ここで問題になってくるのが回答方法の選択。
今回は集計用のデータをあつめるために作っていくので基本的に ラジオボタン＞チェックボックス＞記述式（短文） で作成してください。
第1回でデータを作るうえでは「1つのセルには１つのデータだけをいれる」「管理番号をつける」ことが大事という話をしましたが、回答するうえで大事になるのが 「入力フォーマットを統一すること」です。

例えば「池田徳行」と「池田　徳行」はCOUNTIFS関数やUNIQUE関数ではデータ上は別と認識されるので集計ができなくなってしまいます。
これを防ぐためエクセルではプルダウンの選択式するのですが、Googleフォームでこれを行うためにラジオボタンやチェックボックスで選択させるように作成します。
もちろんお客様名や管理番号など選択にすることができないものもありますが、こういったデータは基本的にデータ分析に使用しないので問題ないです。
あとはURLを発行してQRコードしたりメールで添付すれば勝手にデータがあつまり勝手に集計できる環境を作れます。

今回はデータ分析に主眼をおいたGoogleフォームの使い方でしたが、入力フォーマットを設定できる点を活かして予約システムや申請書類を作成することも可能です。
とても便利で応用しやすいツールなので積極的に使ってよい分析をしていきましょう。

前回(1年前)はデータテーブルを作ったあとの分析の進め方を紹介しました。
今回は話を少し戻ってデータテーブルの整理の仕方についてです。

現場レベルで集計していく場合、まとまったデータテーブルを機関システムから出力するのではなく日々の履歴の集積を使う場合のほうが多いです。
更に、昨今だと同時に複数人で入力が可能なGoogleのスプレッドシートを利用するほうが何かと便利になってきています。
このスプレッドシートは基本的にエクセルと同様に使っていくことができるわけですが、あくまで違うソフトなので片方でしか使えない関数などがあったりします。
今回はそのあたりを話していきます。

後発であり、かつwebベースとなっているスプレッドシートにはエクセルにはない便利な関数があったり、webベースならではの関数があります。
その中で特に利用頻度が高い関数を紹介します。


1️.SORT
いわゆる並び替えの関数です。
エクセルだとフィルターを設置して項目ごとに並び替えて整理していきます。
ただし、この方法だと例えば住所→物件名→部屋番号のような複数項目での並び替えだと3回設定しないといけないし、デイリーで変わるようなデータだと毎回設定しないといけないとなかなかな手間がかかります。
この関数はそんな面倒を解決してくれる関数です。

デメリットは別シートなどに元のデータテーブルと同じだけの領域を用意しないといけない点です。
また元データが膨大だとそこそこ動作が重くなります。


2.UNIQUE
いわゆる重複削除の関数です。
エクセルの場合は操作していきますが、これも関数でできます。
メリット、デメリットはSORT関数とほぼ同じです。


3.ARRAYFORMULA
いわゆる配列関数です。
これは例えば列全体、あるいは行全体に同じ関数をコピーして使うような場合、一番最初のセルに入力すれば対象とした範囲まで演算結果を表示する関数です。
文章ではうまく伝わらないと思いますが、日常的に使っていて一番便利な関数です。
組み合わせではVLOOKUPと併用して列全体に別シートの情報を引っ張ってきたりできます。
あらかじめ範囲を指定しておけばデータの個数などに変化があっても対応しやすくなります。

ただし、使える関数と使えない関数があり、有名どころだとCOUNTIFSやSUMIFS、INDEXとの併用はできません。
条件はよくわからないのですが、もともと範囲指定が必要な関数は非対応なことが多いです。



エクセルと同様に複数の関数を組み合わせればテータテーブルから集計を自動で行うことも可能です。
今回は営業担当がどの物件に案内しそれが成約か未成約か、というデータテーブルからそれぞれの営業担当の案内件数、成約数、成約率を集計した上で成約率順に並べ直すという想定です。
結果までをすべて関数で集計、作成しているのでデータテーブルに追加があれば自動で結果も変わります。
この集計を行う上で使った関数は上記のUNIQUE関数とSORT関数、以前紹介したCOUNTIFSの3つだけです。

回線環境に影響されることがありますが、スマートフォン、タブレット、パソコン問わず利用できて複数人でも操作できるスプレッドシート。
現状だとエクセルよりも扱いやすい部分が目立つのでこちらに移行していくのも全然アリだと思います。
今使っているエクセルのデータもそのまま取り込めるので移行も簡単です。

前回(１年前)はデータテーブルの作り方と集計の仕方をお話しました。
今回はいざ集計をしようとなったとき、どういった手順で進めていくかを語ってみます。

今回は前回の続きで反響のデータをもとに需要のある条件を探っていくとして話を進めます。
前回で作ったデータテーブルには以下の項目が並んでいます。

・反響日
・顧客名
・性別
・問い合せ物件
・問い合わせ物件の属性（エリア、間取り、築年数、金額）

今回はここから問い合わせ物件についての分析を行います。
問い合わせの傾向を見るとなると今回使うデータはエリア、間取り、築年数、金額の４つの項目が主になります。
これらを使って、今後増やしていきたいのはどういう物件なのかを考えたいとします。

【１．それぞれの項目についてある程度のグループ分けをする】
例えば間取りなら単身向け、カップル向け、ファミリー向け、などなど。
あるいはK、DK、LDKで分けるのもありかもしれません。
これを４つの項目で見ていきます。
大雑把すぎても細かすぎても傾向は見えないので、いい塩梅を探してください。
今回は単身向け、カップル向け、ファミリー向けでグループ分けしたとします。

【２．集計する】
グループ分けができたらそのグループに沿って件数や問い合わせ件数をまとめていきます。
すると単身向けは問い合わせが多いけどファミリー向けは少ないな、といった大まかな傾向が見えてきたりきます。

【３．詳細を調べる】
大まかな傾向が見えてきたら、次にそのグループについてくわしく見ていきます。
今回は単身が多いということなので、単身の物件のなかでさらにエリアや築年数でグループ分けして・・・という感じです。
すると単身でも葵区よりも駿河区の方が問い合わせが多い、といったより詳細な傾向が見えてきます。
であれば駿河区の単身の物件を増やしたいね、といった作戦をたてられるようになります。

大まかにはこの流れになります。
気をつけたいのは先入観にとらわれないこと。
こういう分析を進めていくと、需要があると思っていた条件よりいい条件が見つかったり、実は大して需要がなかったりしたことがわかることもあります。
基本的に現場の感覚と大きくズレることは少ないですがよりよい条件が見つかることはあります。

ここまですると、今まで感覚で話していたことがより説得力のある言葉に変わったり、今まで気づかなかった需要を見つけ出したりします。

分析の話は突然降ってくるので、その時の参考になればと思います。

仕事柄、というわけでもないはずですが全社員の中でも集計、作表する数は特別に多いと思っています。

どうやら皆さん作表って難しく思っているようなので、今回は集計するコツ、ポイントを語っていきます。
ポイントは全部で2つで、一つはデータテーブルの作り方、一つは必要な関数です。
今回はよくあるパターンとして、反響について作表する場合を考えてみます。

○データテーブルの作り方
一般的にはリストと言われているものです。
これをうまく作れるかでうまく集計できるかが決まります。

1.項目を決める
入力されているべきデータを決めます。
何を検討したいかによって大きく変わっていきますが、今回は一般的なデータとして

・反響日
・顧客名
・性別
・問い合せ物件
・問い合わせ物件の属性（エリア、間取り、築年数、金額、、、）

をデータをしてまとめていきます。
このときに大事なポイントは

1つのセルには１つのデータだけをいれる

こと。
よくあるパターンとして、同じ顧客が複数の物件を問い合わせした場合に、
1行分の顧客データの中に問い合わせ物件にすべての物件を入れることが考えられますが、
これをした時点でもう集計はできなくなります。
ほんとにやめてください。
正しくは、物件数だけ行を使い
全てに対して同じ顧客を入れる、です。

他にも

管理番号をつける

ことも大事です。

物件がたくさんあればまったく同じ物件名のもがあります。
物件名しかない場合はどの物件だかわからなくなってしまい、正確性が損なわれます。
集計できなくなるわけではないですが、意味はなくなるのでやめましょう。

○作表に必要な関数
データテーブルができれば以下の3つがあればほとんどの集計ができます。

COUNTIFS
SUMIFS
VLOOKUP

週に1回作成など繰り返し作る場合はもう少し使えると便利ですが、一度きりのものではあればこれだけあれば十分です。
最悪VLOOKUPは使えなくでもデータテーブルを作る際に入力項目を増やせばなんとかなるので実質的には2つです。
詳しい説明はネットの海にいっぱいあるので説明は省略します。
ここで載せたとしても自分で調べられなければ多分使えるようになりませんし、発展していくこともできません。

一応、私の見解としてあまりネットでは見ないことだけ補足します。
COUNTIFSとSUMIFSはそれぞれCOUNTIFとSUMIFというとても似た関数がありますが、これらではそれぞれ条件を一つしか使えません。
COUNTIFSとSUMIFSでも単一条件で検索できるのでこちらが使えれば出番はありません。

VLOOKUPにもINDEX+MATCHという代打がいます。
エクセルでやる場合はINDEX+MATCHの方が汎用性が高いのですが、スプレッドシートでは、ARRAYFORMULAと組み合わせられるのがVLOOKUPだけという利点もあります。
使い分けできる完璧だと思います。


以上2つを抑えておくだけで集計できるようになります。
皆さん自分で集計できるようになってください。

・データ集計 業務効率化の仕組みづくり

・RPAを利用した業務効率化

・宅建 簿記 GAS

・植樹

・笑点 モンスターハンター ナンプレ

・酒 タバコ 飲み会

・計算ができる 英語が読めない

・ブタはデブじゃないのにデブだと思われている

・今より広い部屋にっ引っ越す

・紹介用資料整備（写真撮影、間取り図・設備確認）
・インターネット反響対策
・社内ネットワーク管理、システム管理



・室内の募集情報だけではなく、物件の周辺環境も整備を進めたい



・写真撮影スキル！



・きれいな写真を撮影して問い合わせを増やして営業に繋げたいから



・植樹をして十数年後に植えた木でできた物件を紹介したいです。

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◎池田徳行はこんな人間

・造林のエクセルマスター



・平日に撮り溜めた録画を消化しています。



・カラオケ



・長所：掃除は徹底的にやります。
・短所：そもそも掃除を始めません。



・自分の空へ 自由の側へ 飛べ 最後に笑えるように



・宮崎駿



・のんびり過ごせればいいです。



・大谷海岸


・まんじゅう（こしあん）

森林科学専攻で過ごしてきた6年間から一新。

アルバイトのアパート斡旋がきっかけに不動産業界に飛び込んだわけですが。。。

経歴を話すとだいたい聞かれます。

「林学なのに不動産？」

 

それは大学生活を通じて人と関わっていきたいと感じたから。

 

今までは野生動物の住みやすい森を目指して研究してきました。

これからは人が住みやすい家をお客様と探していきます。

生活の基本的な要件の「住」。その主語が大学生活を通じて野生動物から人に変化したのです。

 

私の変化のきっかけは大学１年で出会った友人たちです。

たくさん協力し、たくさん衝突し、ときどき集まる友人たちです。

 

そんな友人たちと過ごした私は今、誰かの変化のきっかけになれたらいいな、と心の奥底では思っているのです。